Loppuvuosi on pikkujoulujen ja muistamisten aikaa, ja tämä näkyy tilitoimistossa edustamiseen liittyvien kuittien kasvavana määränä. Onkin hyvä kerrata perusteet edustuskulujen vähennyskelpoisuuteen liittyen. Mikä on edustuskulu? Entä mitä eroa on markkinointi- ja neuvottelukululla? Mitä saan vähentää yritykseni verotuksessa ja millaisissa tilanteissa?
Edustus-, markkinointi ja neuvottelukuluja muodostuu luonnollisesti yrityksen toiminnassa ja erityisesti yritystoimintaa kasvattaessa. On hyvä ymmärtää mitä nämä tarkoittavat ja miten ne voidaan huomioida yrityksen verotuksessa.
Edustuskuluista 50 % verovähennys
Edustuskulut ovat yrityksen menoja, jotka kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin tahoihin, esimerkiksi asiakkaisiin tai liiketuttaviin. Näiden kulujen nimenomaisena tarkoituksena on vaikuttaa uusien liikesuhteiden muodostumiseen, entisten säilyttämiseen, parantamiseen tai muutoin toiminnan edistämiseen. Elinkeinotoimintaa harjoittavan yhtiön edustuskuluista 50 % on vähennyskelpoista yhtiön tuloverotuksessa, arvonlisäveroa edustuskuluista ei kuitenkaan voida vähentää.
Markkinointi- ja neuvottelukulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia
Miten edustuskulut sitten eroavat neuvottelu- tai markkinointikuluista? Yksinkertaisena ohjeena voidaan pitää jakoa yhtiön ulkopuolisiin tahoihin (edustus- tai markkinointikulu) ja omaan henkilöstöön tai hallintoelimiin (neuvottelukulu). Kuitenkin myös asiakkaille neuvottelujen yhteydessä tarjotut tavanomaiset ja kohtuulliset tarjoilut voidaan lukea neuvottelukuluiksi, kunhan dokumentaatio on kunnossa.
Kuittiin tai muuhun selvitykseen tulee kirjata, millaisesta tilaisuudesta oli kyse, keitä oli mukana ja miksi neuvottelu pidettiin. Neuvottelukulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia niin tuloverotuksen kuin arvonlisäveronkin osalta.
Markkinointikulut ovat neuvottelukulujen tapaan lähtökohtaisesti vähennyskelpoisia yrityksen tulo- ja arvonlisäverotuksessa. Rajanvetoa edustuskulujen ja markkinointikulujen välille on kuitenkin toisinaan vaikeaa tehdä. Yleisesti ottaen, mitä rajatummalle joukolle huomionosoitus tai tilaisuus kohdennetaan, sitä todennäköisemmin kyseessä on edustus- kuin markkinointikulu. Markkinointitilaisuudet ovatkin lähtökohtaisesti avoimia tilaisuuksia, eikä yritys ole rajannut ennalta osallistujajoukkoa.
Vähennysoikeutta tulkitaan usein liian varovaisesti
”Kun hauskanpito alkaa, niin vähennysoikeus päättyy”, kuului taloushallintoalan koulutustilaisuuksien tuttu teesi vielä joitakin vuosia sitten. Liekö tästä johtuen, mutta vähennysoikeutta edustamisessa ja sen luonteisissa tapahtumissa tulkitaan yhä liian suppeasti ja varovaisesti, erityisesti, jos kuitilla on alkoholiostoja. Toisin sanoen, vähennyskelpoisia kuluja kirjataan vähennyskelvottomiksi yksityismenoiksi tai osakaslainoiksi, vaikka edellytykset vähennysoikeuteen olisivat olemassa. Monesti kyse on hukkuneesta tai epäselvästä kuitista, jonka voisi korvata lyhyellä, vapaamuotoisella selostuksella liiketapahtuman sisällöstä. Yritystoimintaan ja erityisesti sen kasvattamiseen liittyy olennaiselta osin asiakkaista ja sidosryhmäsuhteista huolehtiminen – juuri tätä edustusmenot parhaimmillaan ovat.
”Yritystoimintaan ja erityisesti sen kasvattamiseen liittyy olennaiselta osin asiakkaista ja sidosryhmäsuhteista huolehtiminen, juuri tätä edustusmenot parhaimmillaan ovat.”
Onko alkoholi aina edustamista?
Tulkitaanko alkoholi aina edustukseksi tai saako sitä vähentää verotuksessa lainkaan? Yksityinen kulutus on tietysti asia erikseen, mutta ei edustamisenkaan tarvitse tarkoittaa viikon läträämistä Himoksella! Alkoholiostosten osalta ollaan harvoin tilanteessa, jossa vähennysoikeutta ei olisi lainkaan. Alkoholilahjat asiakkaille tai sidosryhmille on verotuksessa tulkittu käytännössä aina edustamiseen liittyviksi, kyseessä on siis 50 % vähennysoikeus tuloverotuksessa! Alkoholin tarjoilu omalle henkilökunnalle esimerkiksi firman pikkujouluissa on verotuksessa puolestaan kokonaan vähennyskelpoista. Myös arvonlisäverot alkoholitarjoiluista voidaan vähentää, kunhan yleiset vähennyskelpoisuutta koskevat ehdot täyttyvät. Edustuskulujen kanssa ei siis toisaalta kannata turhaan arkailla, vaan miettiä realistisesti mitkä kulut liittyvät aidosti yritystoiminnan kasvattamiseen ja sidosryhmistä huolehtimiseen. Jos olet epävarma, apua kulujen tulkintaan ja ryhmittelyyn saat tilitoimistoltasi.
Me Rätinki tilitoimistoissa autamme yrittäjiä aina yksilöllisesti ja henkilökohtaisesti. Mikäli haluat tietää enemmän vähennysoikeuksistasi yhtiösi verotuksessa, ota yhteyttä ja sovitaan aika tapaamiselle! Katso sinua lähimmän toimipisteen yhteystiedot ja ota yhteyttä!
Artikkelin on kirjoittanut Mikko Sipilä.
